Definir os rumos de uma entidade como o IRELGOV não é tarefa fácil. Desafio aceito, o conselheiro de Planejamento Estratégico, Diego Bonomo, colocou mãos à obra e se dedicou, junto com sua equipe, a detalhar processos e objetivos. Na entrevista a seguir, ele revela um pouco sobre esse trabalho.
– Por que razão decidiu-se fazer um planejamento estratégico? Já foi feito um planejamento desse porte do IRELGOV no passado ou esse foi inédito?
O IRELGOV foi criado por profissionais de relações governamentais para ser um think tank, uma organização produtora e difusora de conhecimento sobre os temas da área. O planejamento estratégico foi criado para ser o roteiro – um mapa do caminho – para o instituto se transformar em um think tank robusto, com ampla produção de ideias e debates sobre relações governamentais. É a primeira vez que o IRELGOV usa esse tipo de instrumento de planejamento de longo prazo.
– Quais são os objetivos do planejamento?
O objetivo principal é transformar o IRELGOV em um think tank que seja referência no debate de relações governamentais no Brasil e no mundo. Para tanto, o planejamento estratégico aperfeiçoou o propósito do instituto, criou seis objetivos e 20 resultados-chave a serem perseguidos nos próximos anos, e estabeleceu nove planos de ação para tornar essa mudança uma realidade até 2026.
– Como o planejamento foi dividido? Em quantas etapas?
São três etapas. A primeira foi a preparação do planejamento, que envolveu debates no Conselho Deliberativo e a seleção de um parceiro para ajudar em sua elaboração, processo que ocorreu entre outubro de 2020 e março de 2021. A segunda etapa foi a elaboração do planejamento estratégico, com participação ativa dos associados, do Conselho e da diretoria, de abril a dezembro de 2021. Nós estamos agora na terceira e mais longa etapa, que é a da implementação do que foi planejado. Trata-se de um ciclo de cinco anos, de 2022 a 2026, abarcando três diferentes gestões do IRELGOV.
– Quais lições podem ser tiradas do planejamento?
A primeira lição é que o planejamento estratégico só é bem-sucedido se elaborado e implementado de forma coletiva, premissa que tem orientado o Conselho Deliberativo desde o início do processo, ainda na gestão anterior. A segunda é que ele requer um investimento significativo de horas por parte dos associados, que trabalham de forma voluntária em sua construção e execução. E a terceira lição é que o início da implementação é mais difícil, por se tratar de criar uma cultura de gestão nova para o IRELGOV, mas, aos poucos, à medida que os resultados-chave vão sendo alcançados, os associados começam a enxergar o valor de exercício.
– Na sua opinião, o planejamento estratégico atingiu suas metas?
Nós ainda estamos no início da implementação, que sequer completou um ano, mas já é possível ver uma mudança de mentalidade e cultura na gestão do IRELGOV, com os membros do Conselho Deliberativo, da diretoria e dos grupos de trabalho pensando e agindo em linha com o planejamento estratégico. Esse ganho, que é intangível, é fundamental para que a implementação seja realizada de forma bem-sucedida nos próximos anos.
– Que conclusões podem ser tiradas do planejamento?
Creio que a mais importante é que o IRELGOV precisa realizar uma série de mudanças em seu processo de gestão para se tornar um think tank de referência em relações governamentais. Algumas dessas mudanças incluem: a progressiva estruturação de uma equipe permanente, a ser liderada, futuramente, por um/uma executivo/a sênior; a ampliação das fontes de financiamento para além das anuidades dos associados, de forma a viabilizar a produção de conhecimento em larga escala; e a criação de um fluxo de produção de conteúdo contínuo, amparado em uma agenda temática e gerido por um Conselho Curador.
– De que forma o planejamento estratégico vai influenciar a atuação do IRELGOV?
Ao transformar os processos e a cultura de gestão do IRELGOV, o planejamento estratégico viabilizará a produção e difusão de conhecimento em larga escala, que é a missão do think tank. Essa produção de conteúdo será utilizada para gerar mais valor aos associados – pessoas físicas e jurídicas –, bem como para impulsionar a transformação do profissional e das organizações que fazem relações governamentais, e ampliar a reputação do próprio instituto.
– Como o planejamento será colocado em prática?
Há duas frentes de trabalho. Uma delas é a implementação dos nove planos de ação, cinco dos quais já estão em andamento por parte de grupos de trabalho liderados por diretores e diretoras, e compostos por associados do IRELGOV. A outra frente de trabalho são discussões e decisões tomadas pelo Conselho Deliberativo para acelerar as mudanças nos processos e na cultura de gestão do instituto.
– Quais são os próximos passos?
Nos próximos seis a nove meses, nós queremos tirar do papel pelo menos três conjuntos de medidas previstas no planejamento. O primeiro é a elaboração e publicação da primeira edição da Agenda de Relações Governamentais e Políticas Públicas, a agenda temática do IRELGOV, que orientará a produção do conhecimento.
O segundo é a criação e entrada em funcionamento do novo Conselho Curador que, a partir da agenda, organizará e realizará a produção do conteúdo. O terceiro é a criação de uma série de instrumentos de gestão para o instituto, incluindo um mapa de stakeholders, um plano de vendas, um plano de parcerias e um processo de gestão de projetos. Além desses três grupos de medidas, o Conselho Deliberativo também proporá a criação de uma estrutura de ética e compliance para o instituto, com vistas ao seu aperfeiçoamento institucional.
“Tivemos o engajamento de 44 associados, que investiram cerca de 120 horas voluntárias nessa construção”
– Qual foi a metodologia utilizada para fazer o planejamento?
Como o IRELGOV é uma entidade relativamente nova e que depende de horas voluntárias dos associados, nós optamos por adotar duas metodologias ágeis para realizar o planejamento estratégico, de modo a deixá-lo mais “leve”. Na etapa de construção, utilizamos a metodologia de objetivos e resultados-chave, ou OKR, no jargão de planejamento. Na etapa de implementação, estamos utilizando o scrum, que é muito comum no design de produtos de tecnologia da informação. De qualquer forma, essas metodologias foram amparadas no chamado golden circle, segundo o qual primeiro nós discutimos e acordamos o propósito do IRELGOV (o “por que?”); em seguida seus pontos fortes, valores e princípios (o “como?”); e, por fim, os produtos e serviços que ele deve entregar (o “o que?”).
– Como foi o processo de trabalho? Foram feitas somente reuniões virtuais? Foi criado um mecanismo para troca de documentos?
Todo o planejamento estratégico foi construído durante a pandemia de COVID-19. Dessa forma, as reuniões foram realizadas no ambiente virtual. Somente na etapa de construção, foram 12 subetapas que geraram dez artefatos – de pesquisa com os associados ao modelo financeiro, passando por cenários sobre o futuro da profissão e novos processos. Toda a documentação do planejamento estratégico está catalogada em um software de organização de tarefas.
– Quantas pessoas foram envolvidas? Quem? Por quê? Quantas horas foram investidas?
Nesse período, tivemos o engajamento de 44 associados, que investiram cerca de 120 horas voluntárias nessa construção. O processo foi colaborativo do começo ao fim. A equipe do planejamento estratégico desenhava a primeira versão dos artefatos, discutia-a com o Conselho Deliberativo para refiná-la e, por fim, levava-a para uma nova discussão e validação final em oficinas de trabalho com os associados.
– O que você repetiria? O que é necessário aperfeiçoar? Por quê?
O planejamento estratégico está feito para o ciclo 2022-2026. O desafio agora é implementá-lo, que é um dos compromissos principais da atual gestão, que vai até meados de 2024. Cada nova gestão do IRELGOV terá oportunidade de fazer os ajustes de rota que considerar necessários e, quando chegar em 2026, preparar um novo ciclo para o quinquênio seguinte. O esforço de planejar nunca cessa e é ele que faz com que a organização seja o mais eficiente e eficaz possível no cumprimento de sua missão.
